Arbeiten von zu Hause aus – wo auch immer das gerade liegen mag – ist bei Any Working Mom (Anm. der Red. heute: mal ehrlich) seit jeher Realität. Wir haben bereits orts- und relativ zeitunabhängig gearbeitet, bevor die Covid-Pandemie dem Homeoffice Vorschub geleistet hat und Remote Work nun nicht mehr nur die Ausnahme, sondern immer häufiger die Regel bedeutet.
Damit aus dem Traum vom Arbeiten am Strand, im Chalet in den Bergen oder einfach in den eigenen vier Wänden kein administrativer Albtraum wird, haben wir für Euch unsere besten Programme und Tools zusammengestellt, die den Arbeitsalltag erleichtern. Egal ob das Homeoffice wie beispielsweise bei uns in Hawaii, in Los Angeles, Portugal oder Affoltern am Albis ist.
PEAX: Der digitale Briefkasten
Ein Tool, das wir nicht mehr missen möchten: Unser virtuelles Postfach. Ohne physisches Büro muss die Post ja trotzdem irgendwo hin – peax.ch hilft da aus. Die Post wird vom Schweizer Dienstleister eingescannt und kann dann von der Userin direkt im Programm bearbeitet und abgelegt werden. Sogar Rechnungen können damit bezahlt werden. Was nicht gebraucht wird, wird gelöscht. So haben wir orts- und zeitunabhängig immer Zugriff auf alle unsere Dokumente.
Yoink: Ziehen was das Zeug hält
Unsere Lieblingsapp für Drag & Drop. Bilder oder Dateien einfach in die Yoink-Ablage ziehen und dann zum Beispiel wieder zurück in eine E-Mail, wenn man etwas verschicken will. Spart sehr viel Zeit und irgendwann kann man sich gar nicht mehr vorstellen, jemals ohne diese App gearbeitet zu haben. Leider gibt es sie bisher nur für Mac und iOs.
Copy «Em: Mehr als nur eine Kopie
Text kopieren und anderswo einfügen? Passwörter kopieren und einsetzen? Wird massiv einfacher mit dem Clipboard Manager Copy «Em, der nicht nur jeweils das zuletzt kopierte Item speichert, sondern alle. Das heisst: Man kann endlos Control+C drücken und dann anderswo wieder einfügen. Templates lassen sich auch speichern, zum Beispiel wenn man für Social Media immer wieder die gleichen Handles einfügen muss. Copy’em gibt es nur für Mac, für Windows gibt es aber ähnliche Tools; einfach nach «Clipboard Manager» suchen.
Trello: Organisations-Allrounder
Trello ist unser Organisationstool, das Herz, das Headquarter von Any Working Mom. Hier finden sich alle Infos, die Planung und sämtliche Prozesse. Trello ist aber auch toll als organisierte Informationsablage und als To-Do Liste, in der man mit anderen Teammitgliedern, aber auch mit externen Gästen kommunizieren kann. So sind alle relevanten Informationen jederzeit für alle einsehbar und helfen, wenn man nicht mal eben schnell über den Schreibtisch nach Hilfe rufen kann.
Trello kann auch helfen, endlose E-Mail-Konversationen zu vermeiden, da man ein Thema an einem Ort besprechen und jederzeit alte Kommentare nachlesen kann. Ähnliche Apps sind Monday, Asana oder Miro. Eignen sich auch für Projekte im privaten Bereich, wie etwa eine Reise oder ein Umbau.
Mailbutler: Für E-Mails mit Anhang
Ein E-Mail Add-on, das zum Beispiel tracken kann, ob ein E-Mail angekommen ist und/oder geöffnet wurde (wichtig, falls es sich beispielsweise um Deadlines handelt). Neben vielen weiteren Funktionen finden wir diese besonders hilfreich: Mailbutler macht einen 10-Sekunden-Countdown, bevor ein Mail tatsächlich gesendet wird. Da hat man Zeit zu merken, dass a) die Person im CC ist, die das Mail NICHT lesen sollte, b) der Anhang fehlt (Klassiker) oder c) mit freundlichen Grüssen einfach freundlich Fuck off heisst.
Todoist: To-dos auf einen Blick
Todoist ist eine simple App mit einer To-do-Liste, die zum Beispiel auch mit Trello verbunden werden kann. Eignet sich neben dem Daily Business auch wunderbar, um den Folgetag zu organisieren und Prioritäten zu setzen (Stichwort: Me-Time!).
Loom: Erklärvideos leicht gemacht
Mit diesem Programm lassen sich Erkläraufnahmen oder Präsentationen als Video generieren, bei dem nebst dem eigenen Bildschirm auch man selber zu sehen und zu hören ist. Loom eignet sich super für das asynchrone Arbeiten, wenn sich etwa die Sachverhalte am besten visuell erklären lassen.
Also dann, wenn man eben nicht mal schnell rüber an den Bürotisch der Arbeitskollegin gehen und etwas direkt am Bildschirm zeigen kann. Zum Beispiel Feedback bei grafischen Arbeiten oder die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden. Die Videos werden bei Loom in einer Bibliothek gespeichert, somit muss nur der Link verschickt werden. Loom ist mit anderen Tools kompatibel, beispielsweise mit Slack.
Express VPN: Überall sichere Verbindungen
Ein «virtuelles privates Netzwerk» ist eine Netzwerkverbindung, die von Unbeteiligten nicht einsehbar ist. Das VPN verschlüsselt also die eigenen Daten, was zum Beispiel sehr nützlich (und wichtig!) ist, wenn man sich in einer ungeschützten Netzwerkumgebung befindet, etwa in Gratis-WLAN-Netzen in Hotels oder an Flughäfen. Zudem lässt einen Express VPN auch vortäuschen, in einem anderen Land zu sein – gerade für Streamingdienste von Vorteil, wenn man Content aus anderen Gebieten sehen möchte.
Slack: Chatten in Kanälen
Für uns bei Any Working Mom unser Kommunikationstool. Slack ist besser als E-Mails, weil wir für spezielle Themen einzelne #Channels eröffnen können, und Nachrichten nicht mühsam gesucht werden müssen. Die Messages können durchsucht werden nach Stichworten.
Besser als Whatsapp, weil wir so perfekt unterscheiden können zwischen Arbeit und Privatleben – Slack kann man auch gut mal muten und es bietet noch viel mehr nützliche Features. Slack lässt sich zudem mit vielen anderen Apps verbinden (Zoom, Loom, Trello, etc.).
Notion: All in one
Das nutzen wir selber nicht, da wir es zu spät entdeckt haben. Notion ist eine Art «Über-Tool» für remotes Arbeiten, das Features von Trello, Slack und anderen Programmen für asynchrones Arbeiten vereint. Interessant sind die Ordnerfunktionen, wo zum Beispiel auch die Mission einer Firma oder die Einarbeitungsprozesse festgehalten werden können. Wie bei Google Docs können Teammitglieder gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, sich Nachrichten schicken oder Roadmaps erstellen.
