Seit Pandemie-Zeiten ist das Büro Zuhause normal. Auch bei Jimmy Fallon.
Das mit den Kindern funktioniert bei ihm auch nicht. Aber mehr dazu unter Punkt 7. Bei Any Working Mom arbeiten wir schon seit unserem Start in unseren Home Offices. Und wir wissen, was funktioniert und vor allem: was nicht. Vielleicht hilft Dir der eine oder andere Input!
#1 Tagesziele definieren
Es hilft, morgens oder unter Umständen schon am Abend vorher zu definieren, was das Tagesziel sein soll. Setzt realistische Ziele, also zum Beispiel drei konkrete Tasks, die in der gegebenen Zeit erledigt sein sollen. Dabei ist es wichtig, spezifisch zu werden und die einzelnen Komponenten einer grösseren Aufgabe ebenfalls aufzulisten, anstatt nur das Überthema (ein Beispiel: «Produktinformationen erfassen» + «Produktbilder hochladen» + «Text schreiben» anstatt einfach «Neues Produkt erfassen»).
So lassen sich in Salamitaktik auch einzelne Schritte erledigen, und man muss nicht immer wieder von vorne anfangen, um sich zu orientieren. Plus: Es entstehen Erfolgserlebnisse. Wer einfach eine To-Do-Liste abarbeitet (die sich ja bekanntlich immer wieder von selber füllt), ist ständig erschöpft und hat nie das Gefühl, etwas «geschafft» zu haben.
App-Tipp:
Ich arbeite gerne mit der App Todoist, wo Aufgaben auch auf andere Tage gelegt werden können. Für komplexere Projekte oder unsere Redaktionsplanung nutzt das Team von Any Working Mom Trello.
#2 Fixe Timeslots einplanen
Sind die Aufgaben definiert, schätzt man die dafür benötigte Zeit ein. So merkt man auch gleich, ob die Tagesziele realistisch sind oder ob ein Nicht-Erreichen vorprogrammiert ist. Mir persönlich hilft es, nicht nur wochenweise mit Deadlines zu arbeiten, sondern auch im Arbeitstag selber.
Natürlich sind diese Fristen nicht fix und können angepasst werden, wenn zum Beispiel ein Call oder ein anderer Notfall (Kind will Fudi geputzt kriegen) dazwischen kommt. Wenn ich mir aber vornehme, bis um 11 Uhr den Podcast fertig geschnitten zu haben, gibt mir das eine Struktur – egal, ob ich dann tatsächlich um 11 oder erst um 11.15 Uhr fertig werde.
App-Tipp:
Wer selbständig und für diverse Kunden arbeitet, kann auch mit einer App arbeiten, um die Arbeitszeit genau zu tracken. Zu empfehlen sind zum Beispiel Tyme oder Timeular.
Wir werden diesen Beitrag noch aufbretzeln für unsere neue Webseite. Drum sieht momentan nicht alles rund aus. Aber mal ehrlich: gut genug. Danke für deine Geduld!
#3 Zeit für “Deep Work” einplanen
Wer ständig unterbrochen wird – und das kennen alle, die in einem Grossraumbüro arbeiten – kann gar nie in einen «Flow»-State kommen. Der Flow ist dort, wo wir uns richtig konzentrieren können, kreativ werden und die besten Gedankengänge bündeln. Das nennt sich auch «Deep Work».
Ich checke meine Mails deshalb zweimal täglich. Frühmorgens und kurz vor Arbeitsschluss. Dazwischen bleibt die Mailapplikation geschlossen oder offline, damit ich nicht ständig mit anderen Inputs oder Fragen «aus dem Flow» geworfen werde. Bei der morgendlichen Durchsicht der Post wird rigoros gelöscht, zum Teil Dringendes beantwortet und Mails, die mehr Zeit oder Abklärungen beanspruchen, lege ich auf die Seite.
App-Tipp:
Die App Mailbutler bietet hier tolle Möglichkeiten, Mails bis zu einem späteren Zeitpunkt «schlafen zu legen». Dann erscheinen sie neu im Posteingang, damit man sie auch nicht vergisst. Ebenfalls lassen sich Notizen zu Mails hinzufügen, oder To-dos erstellen. Und: Mails zu einem späteren Zeitpunkt verschicken.
Wer sein Mailprogramm vorübergehend schliesst, sollte dasselbe natürlich auch mit allen anderen Kommunikationsplattformen tun. Wir bei AWM nutzen vorwiegend Slack für den Messageverkehr. Whats App gibt es übrigens auch für den Desktop – allerdings nicht zu empfehlen für sensitive Informationen.
#4 Pausen
Zu Hause gibt es keine Cafeteria und es fragt in der Regel auch niemand, ob man schnell gemeinsam Pause macht. Sich selber Pausen zu geben, aufzustehen, sich zu bewegen oder kurz zu meditieren, ist deshalb im Home Office umso wichtiger. Wer sich bewegt, ist kreativer – und ein Call lässt sich oft wunderbar auch mit einem Spaziergang verbinden, ein Brainstorming ebenfalls.
App-Tipp:
Für kurze Pausen (oder auch den optimalen Einstieg in den Arbeitstag): kurze Meditationen von Headspace oder Waking Up App. Für Notizen on-the-go: der Diktiermodus des Handys.
#5 Calls bündeln
Wer alle zwei Stunden einen Call ansetzt, wird in der «leeren» Zeit dazwischen kaum mehr tun, als ein paar Mails zu lesen oder Katzenvideos zu schauen. Für «Deep Work» bleibt überhaupt kein Raum. Deshalb versuchen, Calls zu bündeln, so gut es geht, damit danach Zeit zur Nachbearbeitung bleibt. Calls können beispielsweise auch immer zur gleichen Zeit stattfinden (die man gut auch selber definieren darf: DANN bin ich verfügbar), oder an bestimmten Tagen.
App-Tipp:
Wir bei Any Working Mom nutzen Zoom für Videocalls.
#6 Kommunikation
Sich nicht im gleichen Raum aufzuhalten mit Mitarbeitern oder Kunden, bedeutet auch, nicht mal eben schnell nachfragen zu können: «Hey, bis wann brauchst Du das nochmals? Pressierts? Wolltest Du das in gelb oder grün?» Eine klare Kommunikation ist deshalb die Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit.
Dazu gehören einerseits klare Deadlines (WER macht WAS bis WANN?) und Zuständigkeiten (bei wem kann man im Zweifelsfall nachfragen?), und andererseits das gegenseitige Einverständnis über die Art der Kommunikation.
Wer rein digital kommuniziert, und das oft nicht am Telefon, weil man beispielsweise asynchron – abends oder frühmorgens – arbeitet, sollte «C’est le ton qui fait la musique» und die damit verbundenen Befindlichkeiten zurückstecken. Im Online-Verkehr gehen Zwischentöne oft ungewollt unter, ein sarkastischer Witz kann auch als gemeiner Angriff gelesen werden, ein knappes und seces «Yup, passt», kann als fehlende Wertschätzung aufgefasst werden.
Hier deshalb ganz wichtig: Diesen Umstand früh ansprechen. Wer kommuniziert wie? Ist der Ton sec, weil keine Zeit da ist für Smalltalk-Vorspiel, oder ist er sec, weil der Absender genervt ist? Wer seine Art zu kommunizieren offen anspricht, darf erwarten, dass in seine Zeilen auch nichts Falsches hineininterpretiert wird. Im Gegenzug darf der Empfänger auf die Frage «Bist du genervt?» auch immer eine ehrliche Antwort erwarten.
App-Tipp:
Leider keine App – hier müssen die Menschen ran. Die digitale Zusammenarbeit über Distanz erfordert vor allem eins: Ehrlichkeit.
#7 Home Office & Kinder
Dun-dun-dun – die Wahrheit sieht so aus: Kinder müssen während dem Home Office betreut sein.
Niemand kann arbeiten, wenn kleine Kinder um einen herumwuseln und zu Recht unsere Aufmerksamkeit einfordern. Aber ihr wisst es schon: Die lachenden Mütter mit ihren Kleinkindern auf dem Schoss auf den Tausenden von Stock-Pics, die haben nicht gearbeitet, sondern Peppa Pig geguckt. Oder wie hier auf diesem aus-dem-Leben-gegriffenen Bild: mit Holzklötzli gespielt.
Bei zwei Elternteilen wechselt man sich am besten ab. Jemand ist für die Kinder zuständig, die andere Person «am arbeiten» und nicht abkömmlich. Dass man dazu in einen anderen, geschlossenen Raum muss, versteht sich von selbst. Dass man sich in diesen Raum schleicht, so dass das Kind gar nicht WEISS, dass man im Haus ist – das ist Pro-Level.
Machen beide Eltern Home Office oder ist man alleinerziehend (und sollte gleichzeitig noch die Kinder home-schoolen), wird die Sache beinahe unmöglich. Leider habe ich dazu auch keine Tipps auf Lager.
Kinderbetreuung und Erwerbsarbeit sind und bleiben nun einmal Dinge, die man nicht gleichzeitig tun kann, und auch nicht sollte.
Denn am Ende sind alle frustriert – die Eltern, weil sie zu nichts kommen, die Kinder, weil sie sich nicht beachtet fühlen, der Arbeitgeber, weil er nur die halbe Leistung kriegt.
Aktuell besteht in der Regel auch kein Anrecht auf eine Entschädigung, wenn im Home Office gearbeitet werden «kann», auch wenn gleichzeitig Kinder betreut werden sollen. Mental Note, liebe Arbeitgeber und Politik: Für die nächste Pandemie lassen wir uns da was einfallen, einverstanden? Vor allem, damit nicht primär die Mütter die Dreifachbelastung auffangen müssen.
App-Tipps:
Her mit dem iPad: Die besten Kinderapps
Und zuletzt: Nicht alle mögen Home Office
Was zuerst vielleicht nach Trainerhosen, Sofa und viel Chill tönt, kann für viele einen Riesenchrampf bedeuten. Denn selber Strukturen zu schaffen und diese einzuhalten, ist anstrengend. Home Office ist auch oft langweilig, und einsam. Kein Kollege, der eine lustige Anekdote von seinem letzten Bumble-Date erzählt, keine Chefin, die einen Peptalk hält. Nach zwei Stunden auf dem Sofa tut der Rücken weh.
Wir empfehlen deshalb unbedingt auch den Austausch «neben» den Aufgaben. Schafft eine virtuelle Cafeteria (bei uns heisst der Channel #random), wo man sich austauscht, aufbaut, zum Lachen bringt. Und unter Umständen sogar zu bestimmten Zeiten verabredet. Wer selbständig arbeitet, findet Verbündete auf Facebook oder Insta.
Fun Fact:
Zum Schluss noch ein Fun Fact: «Home Office» ist im englischen Sprachraum völlig unbekannt. Dort heisst es richtig: Work from home. Und jetzt: weitermachen.
